Academia de OTC

Manual de apoyo para el entrenamiento OTC en Century 21 CAM Grupo.

Duración: 1 semana (5 días)
Modalidad: Online

🎯 Objetivo

Desarrollar en el OTC (Office Training Coordinator) conocimientos y habilidades especializadas en planeación, enseñanza, evaluación, reclutamiento y selección, así como competencias de liderazgo y coaching.

El entrenamiento está diseñado para cimentar las bases que permitan ejercer un liderazgo eficiente en cada oficina del Sistema C21, utilizando herramientas de seguimiento y sistemas de coaching.

“Lograr que las personas consigan sacar lo mejor de sí mismas”.

Día 1: Atracción de Talento

Se enfoca en mantenerse competitivo en el mercado a través del Employer Branding: la imagen que una empresa proyecta a sus posibles empleados.

Planeación y Employer Branding

Antes de comenzar, responde:

• ¿Tengo un plan de negocio a 1 y 5 años?
• ¿Cuántos asesores y staff necesito para cumplirlo?
• ¿Tengo un plan de reclutamiento, retención y previsión de productividad?
• ¿Cómo mediré la rotación y el desempeño?

Alineación y Perfilamiento

La alineación determina si las habilidades y experiencia del candidato contribuyen al crecimiento de la organización.

Paso 1: Ten Claridad

• Define posiciones a llenar:
  • Obvias: Vacantes actuales o próximas.
  • No tan obvias: Puestos que deberían existir para mejorar la operación.
• Define a quién reclutar:
  • Rango de edad y escolaridad.
  • Experiencia, valores y competencias.
  • Segmentación de mercado (target).

Reclutamiento y Selección

¿Cuántos asesores necesito?

• Establece el objetivo financiero de la oficina.
• La calidad no está peleada con la cantidad.

¿Cada cuándo voy a reclutar?

• Planificación: Anual y mensual.
• Enfoque: Reclutamiento permanente o programado.

¿Dónde busco candidatos?

• Bolsas de trabajo y redes sociales.
• Campañas de relaciones y leads C21.
• Lonas, esfera de influencia y networking.

Generación de Leads

Paso 2: Crea tu Argumento de Poder Resume en un párrafo la misión, valores y perfil buscado. Adapta el mensaje según la generación:

• Baby Boomers (55-75 años): Clase media, estables.
• Gen X (40-56 años): Mayor logro educativo en mujeres.
• Millennials (25-40 años): Triada tecnológica.
• Gen Z (7-22 años): Buscan información breve e inmediata.

Segmenta geográficamente y evalúa la inversión en tiempo, dinero y conversión.

Difusión y Selección

• Comparte tu argumento: Redes, reuniones, proveedores, anuncios, referidos.
• Revisa currículums: Califica en una escala de 1 (baja alineación) a 5 (alta alineación).
• Invita a una Sesión Carrera: Plática grupal informativa para candidatos de alto potencial.

Evaluación de Alineación

Paso 3: Evalúa y Verifica Considera tres fuentes de información:

1. Lo que el candidato dice sobre sí mismo.
2. Lo que descubres haciéndole preguntas.
3. Lo que verificas con sus referencias.

Día 2: Entrevista e Inducción

El Escenario y el Entrevistador

• Ambiente: Cordial, sin interrupciones, que transmita los valores de la empresa.
• Entrevistador: Debe ser persuasivo, observador, practicar la escucha activa y mostrar seguridad y comunicación no verbal efectiva.

Fases de la Entrevista

1. Apertura: Rompe el hielo, presenta la empresa y genera confianza.
2. Central: Repasa el CV, explora competencias y realiza preguntas incisivas.
3. Final: Expón el proyecto, condiciones (horarios, salario) y expectativas.

Entrevista por Competencias

Evalúa conocimientos, aptitudes y habilidades clave para el puesto.

• Identificación con la Empresa: Orienta sus intereses a los objetivos de la organización.
• Orden y Calidad: Es riguroso, meticuloso y ordenado.
• Orientación al Logro: Se preocupa por superar estándares y metas.
• Pensamiento Analítico: Desagrega problemas y encuentra soluciones.
• Orientación al Cliente: Desea ayudar y servir, centrándose en las necesidades del cliente.

Preguntas Inaceptables vs. Aceptables

Cierre y Seguimiento

• Aborda expectativas financieras: Si los rangos son compatibles, avanza.
• Oferta: Si el candidato es viable, haz una oferta y solicita referencias.
• Post-entrevista: Completa un formulario de comentarios y evalúa al candidato.
• Verifica referencias: Confirma la información y explora problemas o preguntas pendientes.

Inducción

Proceso para que el nuevo asesor adquiera los conocimientos para integrarse plenamente.

• Plan de Acción: Define objetivos claros y un cronograma de actividades.
• Recursos: Proporciona capacitación, coaching, herramientas y soporte.
• Seguimiento: Monitorea actividades, realiza reuniones y ofrece retroalimentación.

Día 3: Entrenando Entrenadores

Paradigmas y el Rol del Facilitador

• Paradigmas: Identifica y supera excusas, creencias limitantes y resistencias.
• Facilitador: Coordina experiencias de aprendizaje para producir cambios positivos.

Competencias del Facilitador C21

• Liderazgo, comunicación, motivación y empatía.
• Dominio de herramientas y sistemas.
• Imagen profesional y lenguaje no verbal.

Impacto de la comunicación: 55% lenguaje corporal, 38% tono de voz, 7% palabras.

Comunicación Verbal Efectiva

• Respiración: Usa la respiración diafragmática para proyectar la voz.
• Dicción: Pronuncia con precisión, usa pausas y habla con fluidez.
• Modulación: Varía el tono, volumen y velocidad para mantener el interés.
• Manejo Emocional: Crea ambientes de confianza, respeto y participación.

Aprendizaje del Adulto

• Aprendizaje Acelerado: Utiliza métodos flexibles, multisensoriales y cooperativos.
• Integra ambos hemisferios cerebrales: Combina lógica (izquierdo) con creatividad (derecho).

Las 5 Leyes del Aprendizaje Adulto:

1. Los adultos son niños en cuerpos grandes.
2. Las personas no discuten con su propia información.
3. El aprendizaje es directamente proporcional a la diversión.
4. El aprendizaje no ocurre si el comportamiento no cambia.
5. Nadie sabe cuánto sabe hasta que le toca explicarle a alguien que no sabe.

Diseño de Cursos

• Guía del Instructor: Usa el manual del participante con notas y resaltadores para guiar la sesión.
• Dinámicas Prácticas: Fomenta la aplicación inmediata del conocimiento (llamadas, AMC, FODA).

Día 4: Evaluación

Recopila evidencias (producciones o acciones) para obtener información valiosa del desempeño de los asesores.

Funciones y Tipos de Evaluación

• Funciones: Comprobar el logro de objetivos y replantear estrategias.
• Tipos:
  • Diagnóstica (antes): Mide conocimientos previos.
  • Formativa (durante): Permite hacer ajustes en la enseñanza.
  • Sumativa (después): Determina si se alcanzaron los objetivos.
  • Informal: Observación diaria de habilidades y destrezas.
• Técnicas: Autoevaluación, evaluación interna y externa.

Instrumentos de Evaluación

• Exámenes y cuestionarios.
• Exposiciones y demostraciones.
• Listas de cotejo y portafolios de evidencias.
• Entrevistas.

Rúbricas y Listas de Cotejo

• Rúbricas: Definen criterios, escalas y descriptores claros para una retroalimentación objetiva. Permiten la autoevaluación.
• Listas de Cotejo: Verifican la presencia o ausencia de conocimientos o habilidades (Sí/No, Presente/Ausente).

Análisis FODA y Áreas de Oportunidad

• FODA: Identifica Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
• Áreas de Oportunidad: Desarrolla competencias en:
  • Innovación
  • Servicio al Cliente
  • Recursos Humanos
  • Imagen (interna y externa)

Procesos Evaluados

• Asesor: Aprendizaje, competencias, plan de negocio, productividad.
• OTC: Calidad de la capacitación, seguimiento, reclutamiento, productividad.

Día 5: Coaching

Fundamentos del Coaching

• Coaching: Es una relación centrada en desarrollar el potencial y enfrentar debilidades. El coach pregunta, escucha y retroalimenta para que el asesor avance del punto A al B.
• Mentoría: Consiste en compartir experiencia.
• Enseñanza: Implica compartir información.

Objetivos del Coaching

1. Crear una mayor autopercepción.
2. Aumentar la responsabilidad.
3. Desarrollar una mayor rendición de cuentas.

Rapport y Comunicación

• Rapport: Construye un ambiente de confianza, cercanía y empatía. Se logra igualando y reflejando la fisiología y el tono de voz.
• Comunicación:
  • Fisiología (60%): Postura, movimientos, expresiones.
  • Tonalidad (38%): Tono y ritmo de la voz.
  • Palabras (7%): El contenido verbal.
• Predicados: Adapta tu lenguaje al estilo del asesor:
  • Visual: "Puedo ver que este trabajo es ideal para mí".
  • Auditivo: "Se escucha complicado hacer la prospección".
  • Kinestésico: "Siento que esto es ideal para mí".

Recursos y Herramientas

• Guías, formatos y documentos disponibles en Universidad C21.
• Utiliza checklist, rúbricas, cronogramas y portafolios para seguimiento.

Recuerda: El éxito del OTC es el trampolín para el éxito de cada asesor y oficina. Lidera con ejemplo, estructura y pasión por el aprendizaje.